Звіт подається за встановленою формою до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження або завершує виконання цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що видав кошти під звіт.

Якщо під час службового відрядження платник застосовував платіжні картки:

- з отриманням готівки, він подає Звіт і повертає надміру витрачену суму до закінчення 3-го  банківського дня після завершення відрядження;

- для проведення безготівкових розрахунків, а строк подання  Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

За наявності надміру витрачених коштів така сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання Звіту.

У разі, коли платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк (до закінчення 3-го або 5-го, а в окремих випадках 10-го чи 20-го банківського дня, що настає за днем, у якому завершується відрядження або виконання цивільно-правової дії), то така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб за ставками 15% або 17 % відповідно до ст.167 Податкового кодексу України за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Звіт складається підзвітною особою, що отримала такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.

Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт та Порядок його складання затверджені Наказом Міністерства доходів і зборів України від 24.12.2013 N 845.